Reprendre son historique dans MyHissab : importer clients, dépenses et factures par CSV

Vous facturiez déjà avant d'ouvrir votre compte, sur Excel ou avec un autre outil ? L'import CSV reprend vos clients, vos dépenses et vos factures passées sans ressaisie. À la fin de ce guide, vous saurez préparer un fichier qu'Excel exporte proprement, confirmer la correspondance des colonnes, lire le rapport d'erreurs et conserver le numéro de vos anciennes factures.

Ce que l'import reprend, et dans quelle limite

L'import se trouve dans Paramètres → Importer des données. Il accepte trois types de données, un fichier par type : les clients, les dépenses et les factures (en-tête et lignes). Chaque fichier est limité à 5 Mo et à 2 000 lignes : au-delà, seules les 2 000 premières sont traitées et un message vous invite à découper le fichier. Les lignes entièrement vides sont ignorées.

Commencez par les clients, puis les factures. Une facture importée est rattachée au client qui porte exactement le même nom ; s'il n'existe pas, il est créé avec ce seul nom. En important d'abord vos fiches clients, avec la même orthographe, vous récupérez aussi leur adresse, leur NIF et leur téléphone.

Préparer le fichier depuis Excel

1. Une feuille, une ligne d'en-tête, un enregistrement par ligne. Supprimez les cellules fusionnées, les titres au-dessus du tableau et la ligne de total en bas : elle serait lue comme un enregistrement de plus.
2. Enregistrez au format CSV. Le séparateur (point-virgule, virgule ou tabulation) est détecté sur la ligne d'en-tête. L'encodage aussi : un CSV « UTF-8 » comme un CSV Windows-1252 produit par Excel en français conservent leurs accents.
3. Dates en jj/mm/aaaa. Le format aaaa-mm-jj est aussi reconnu. Une date accompagnée de l'heure, ou avec le mois en lettres (« 15 mars 2026 »), ne l'est pas.
4. Montants tels qu'Excel les écrit en français. « 12 500,50 », « 12500.50 » et « 12 500 » désignent le même montant. Évitez l'écriture anglaise « 12,500.50 » : le point y serait pris pour un séparateur de milliers et la valeur lue serait 12,50.
5. Identifiants fiscaux en texte. Formatez les colonnes NIF, NIS, RC et AI en texte avant de saisir : Excel affiche sinon un NIF de 15 chiffres en notation scientifique et l'export devient illisible.

Le plus simple reste de partir du modèle CSV proposé pour chaque type dans la page d'import : en-têtes reconnus et une ligne d'exemple. Collez vos données sous l'en-tête et enregistrez.

Les colonnes reconnues, type par type

Les intitulés sont reconnus en français comme en anglais, avec ou sans accent, dans n'importe quel ordre. Une colonne inconnue est simplement ignorée.

Quelques précisions utiles :

• Pour une dépense sans date, la date du jour de l'import est retenue. Le mode de paiement accepte « Espèces », « Chèque », « Virement », « Carte », « En ligne », « Autre » ; une valeur inconnue est classée « Autre ».
• Le NIF et le NIS doivent contenir 15 chiffres, ou 20 avec le code établissement ; les espaces et tirets sont tolérés. Le RC et l'AI suivent les mêmes contrôles que la fiche client. Le guide sur le NIF de l'auto-entrepreneur détaille ces identifiants.
• Sur une facture d'auto-entrepreneur, la TVA n'est pas applicable : le « prix unitaire HT » est simplement votre prix.

Factures : une ligne de fichier par ligne de facture

Une facture a souvent plusieurs lignes. Dans le fichier, chaque ligne de facture occupe une ligne, et le même numéro désigne la même facture. Les lignes suivantes d'une facture peuvent laisser le numéro vide : elles se rattachent à la facture qui les précède. La date, le client, le statut et la remise globale sont lus sur la première ligne de chaque facture.

Numéro;Date;Échéance;Client;Statut;Payée le;Désignation;Quantité;Prix unitaire HT;Remise ligne %;Remise globale
FAC-2026-0012;10/03/2026;09/04/2026;Hydra Services SARL;Payée;25/03/2026;Site vitrine 5 pages;1;120 000;0;5 000
FAC-2026-0012;;;;;;Hébergement annuel;1;18 000;10;
FAC-2026-0013;02/04/2026;;Mme Lina Haddad;Émise;;Maintenance mensuelle;3;12 500,50;;

Déposé dans le compte d'Amine Kaci, ce fichier crée deux factures :

• FAC-2026-0012, deux lignes : 120 000 DZD, puis 18 000 DZD avec une remise de ligne de 10 %, soit 16 200 DZD. Sous-total 136 200 DZD, remise globale de 5 000 DZD, total 131 200 DZD. Elle est marquée payée, et un encaissement de 131 200 DZD daté du 25/03/2026 est créé.
• FAC-2026-0013, une ligne : 3 × 12 500,50 = 37 501,50 DZD, émise, non réglée.

Trois règles à retenir :

• Remises : la remise de ligne est un pourcentage entre 0 et 100. La remise globale se donne en montant (« Remise globale »). La remise globale en pourcentage se donne dans une colonne intitulée « Remise globale pct » ou « Remise globale en % » ; un en-tête « Remise globale % » serait lu comme un montant, le signe % étant ignoré. Si les deux sont renseignées, le pourcentage l'emporte.
• Statut : Brouillon, Émise ou Payée (« Envoyée », « Validée », « Réglée », « Encaissée » et leurs équivalents anglais sont compris). Sans statut, la facture est importée comme émise.
• Date de paiement : dès que « Payée le » est renseignée, la facture devient payée et un encaissement du montant total est enregistré à cette date, avec le mode « Autre » et la référence « Import CSV ». Une facture « Payée » sans date de paiement est encaissée à sa date d'émission.

Si votre fichier n'a pas de colonne Numéro, chaque ligne devient une facture à part entière, numérotée par votre série en cours.

Le numéro d'origine, à conserver pour l'historique

Une facture déjà émise garde son numéro : c'est ce qui rend votre numérotation continue, sans trou ni doublon, conformément aux mentions obligatoires. L'import respecte cette règle avec deux conditions :

• le numéro doit être unique, dans le fichier comme parmi vos factures existantes ;
• la facture doit être antérieure à l'ouverture de votre compte. Le rapport affiche la date retenue en cas de refus.

Un numéro d'origine accepté est conservé tel quel et ne touche pas au compteur de votre série. Les factures postérieures à l'ouverture du compte laissent le numéro vide : la série en cours les numérote.

Après l'import, ouvrez Paramètres → Numérotation des documents et réglez le prochain numéro pour que la série reprenne juste après votre dernière facture historique. Le guide sur la numérotation personnalisée explique les formats à jetons comme FAC-{année}-{séquence:4}.

Lancer l'import pas à pas

1. Ouvrez Paramètres → Importer des données et choisissez le type (Clients, Dépenses ou Factures).
2. Déposez votre fichier CSV et cliquez sur Prévisualiser. Rien n'est enregistré à ce stade.
3. Vérifiez la correspondance des colonnes : pour chaque champ, l'application propose la colonne du fichier qu'elle a reconnue. Corrigez une association, ou choisissez « — ignorer — » pour une colonne à ne pas reprendre, puis relancez la prévisualisation. Le fichier déposé est conservé une heure : inutile de le redéposer.
4. Lisez le rapport : nombre de lignes valides, puis la liste des lignes à corriger avec le numéro de ligne, le motif et la valeur lue. Le numéro de ligne compte l'en-tête pour la ligne 1 et ne compte pas les lignes vides : si votre fichier en contient, il peut décaler d'autant par rapport à Excel.
5. S'il reste une erreur, rien n'est écrit : l'import est tout ou rien. Corrigez les lignes désignées dans Excel, enregistrez de nouveau en CSV et redéposez le fichier.
6. Quand la prévisualisation ne signale plus rien, cliquez sur Importer. Contrôlez ensuite quelques enregistrements dans Clients, Dépenses ou Factures.

Les factures payées alimentent aussitôt le chiffre d'affaires encaissé du tableau de bord, l'estimation de l'IFU et la jauge du plafond annuel, pour l'année de leur date de paiement.

Erreurs fréquentes

• « Le NIF doit contenir 15 chiffres, ou 20 avec le code établissement » : l'identifiant est incomplet, ou Excel l'a converti en nombre. Formatez la colonne en texte et ressaisissez la valeur.
• « La date n'est pas reconnue » : la cellule contient une heure, un mois en lettres ou un format américain mm/jj/aaaa. Repassez la colonne en jj/mm/aaaa.
• « Le montant n'est pas un nombre » (dépenses) : la cellule est vide, contient un tiret ou un texte (« offert », « à définir »). Mettez 0 ou le montant réel. Une devise accolée (« 12 500 DA ») est ignorée à la lecture, mais autant l'enlever.
• « La quantité doit être un nombre supérieur à zéro. » et « Le prix unitaire doit être un nombre positif ou nul. » (factures) : la quantité doit être strictement positive ; le prix unitaire peut être 0, pour une ligne offerte, mais pas un tiret ni un texte.
• « Ligne sans numéro de facture alors qu'aucune facture ne la précède » : la ligne orpheline est une ligne de détail qui n'a pas de facture au-dessus d'elle, souvent après un tri du fichier. Replacez-la sous sa facture ou renseignez son numéro.
• « Ce numéro de facture existe déjà » : le numéro sert à deux factures différentes dans le fichier, ou existe déjà dans votre compte.
• « Un numéro d'origine n'est accepté que pour les factures antérieures à l'ouverture du compte » : videz le numéro de cette facture pour la laisser numéroter par la série.
• « Statut non reconnu » : la valeur n'est ni Brouillon, ni Émise, ni Payée. « En attente » ou « Partiel » ne sont pas compris.

Questions fréquentes

Que se passe-t-il si je relance un import déjà réussi ? Pour les clients, une fiche portant le même nom est mise à jour, pas dupliquée. Pour les factures, un numéro d'origine déjà présent est refusé, mais des factures sans numéro seraient créées une seconde fois. Les dépenses n'ont pas de contrôle de doublon : ne relancez un fichier de dépenses que s'il a échoué.

Puis-je importer les factures de l'année en cours faites à la main ? Oui, si elles sont datées avant l'ouverture de votre compte : elles gardent leur numéro. Les factures émises après cette date se créent directement dans l'application, comme le montre le guide de la première facture.

Mon fichier fait 6 000 lignes, comment faire ? Découpez-le en fichiers de 2 000 lignes au plus, chacun avec sa ligne d'en-tête. Pour des factures, ne coupez jamais entre deux lignes d'une même facture : la suite deviendrait une ligne orpheline.