Personnaliser la numérotation de ses documents dans MyHissab : préfixe, format, reprise

Ce guide explique comment régler la numérotation de vos factures, devis, avoirs, bons de commande et bons de livraison depuis Paramètres → Numérotation des documents. À la fin, vous saurez choisir un préfixe, écrire un format à jetons, reprendre une numérotation commencée ailleurs (par exemple à 2600021) et anticiper ce qui se passe au 1er janvier.

Pourquoi la numérotation ne se laisse pas au hasard

Le numéro de facture fait partie des mentions attendues sur une facture d'auto-entrepreneur : il doit être unique, chronologique, sans trou ni doublon. L'usage le plus répandu est la forme FAC-AAAA-NNNN, mais la loi n'impose pas ce dessin précis ; ce qui compte, c'est la continuité. Le détail des mentions est dans le guide mentions obligatoires d'une facture d'auto-entrepreneur et illustré dans le modèle de facture commenté.

Trois conséquences pratiques :

• une facture émise ne se modifie plus : une erreur se corrige par un avoir ou une annulation, jamais en réutilisant le numéro ;
• une facture annulée garde son numéro dans la série : la suite reprend au numéro suivant et l'annulation explique le « trou » ;
• une nouvelle série ne peut pas repartir de zéro en cours d'année si des numéros ont déjà été émis sous l'ancienne.

La numérotation est donc à régler avant la première facture, ou juste après une reprise d'historique, et à ne plus toucher ensuite sauf raison sérieuse.

Où se règle la numérotation

Ouvrez Paramètres, puis « Numérotation des documents ». La page affiche une série par type de document, chacune avec son propre compteur : Factures, Devis, Bons de livraison, Bons de commande, Avoirs. Les préfixes par défaut sont FAC-, DEV-, BL-, BC- et AV-, suivis de l'année en cours, puis un compteur sur quatre chiffres : la première facture de 2026 s'appelle FAC-2026-0001, le premier devis DEV-2026-0001.

Pour chaque série, quatre réglages :

Un « Aperçu du prochain numéro » se recalcule sous les champs : c'est votre vérification avant d'enregistrer. Les réglages s'appliquent à la série de l'année en cours ; les documents déjà émis ne sont pas renumérotés.

Les jetons du format

Sans format, le numéro est simplement le préfixe suivi du compteur. Dès que vous saisissez un format, il prend le dessus. Les jetons acceptés, en français ou en anglais, sans distinction de majuscules :

• {année} ou {year} : l'année sur quatre chiffres ;
• {aa} ou {yy} : l'année sur deux chiffres ;
• {mois} ou {month} : le mois sur deux chiffres ;
• {séquence:N} ou {sequence:N} : le compteur sur N chiffres ; {séquence} sans longueur utilise le réglage « Nombre de chiffres ».

Le format doit contenir au moins une fois le jeton séquence, sinon il est refusé. Exemples le 25 septembre 2026, avec un prochain numéro à 21 et « Nombre de chiffres » laissé à 4 :

Les deux formats 26{séquence:5} et {aa}{séquence:5} donnent le même numéro aujourd'hui, mais pas l'an prochain : voyez la section sur le changement d'année.

Reprendre une numérotation existante, pas à pas

Amine Kaci, développeur à Alger, facturait depuis janvier sur un tableur avec des numéros à sept chiffres : 2600001, 2600002… jusqu'à 2600020, sa dernière facture de 120 000,00 DZD. Il ouvre un compte et veut que sa prochaine facture porte le numéro 2600021, sans rupture.

1. Ouvrez Paramètres → Numérotation des documents, puis la série « Factures ».
2. Dans « Format (facultatif) », saisissez {aa}{séquence:5} : « 26 » pour 2026, puis un compteur sur cinq chiffres.
3. Dans « Prochain numéro », saisissez 21, c'est-à-dire le dernier numéro émis plus un.
4. Laissez « Nombre de chiffres » tel quel : la longueur est déjà fixée par {séquence:5}.
5. Contrôlez l'aperçu : il doit afficher 2600021. Si vous lisez 2621 ou 26000021, la longueur du jeton est fausse.
6. Enregistrez. La prochaine facture prendra ce numéro ; celle d'après, 2600022.
7. Répétez l'opération pour les devis, les avoirs et les bons si vous aviez aussi des séries en cours.

Si vous souhaitez aussi retrouver vos anciennes factures dans l'application, importez-les avant ou après ce réglage : l'import d'un historique CSV conserve le numéro d'origine de chaque facture antérieure à l'ouverture du compte, à condition qu'il soit unique, et ne touche pas au compteur. C'est à vous de placer « Prochain numéro » au-dessus du plus grand numéro importé.

Pour une reprise en cours d'année sous la forme classique, la logique est la même : dernier numéro FAC-2026-0057 chez l'ancien outil, donc préfixe FAC-2026- (ou format FAC-{année}-{séquence:4}) et prochain numéro 58.

Ce qui se passe au changement d'année

Les séries sont annuelles. Au premier document de 2027 (ou à la première ouverture de la page Numérotation), la série 2027 est créée en héritant du format, du préfixe et du nombre de chiffres de 2026 : vous n'avez rien à ressaisir. Une seule question détermine le compteur : l'année figure-t-elle dans le préfixe ou dans le format ?

Deux règles se lisent dans ce tableau :

• le compteur repart à 1 si le préfixe contient l'année en clair (FAC-2026-, préfixe par défaut) ou si le format contient {année}, {year}, {aa} ou {yy} ; dans le préfixe, l'année est remplacée par la nouvelle ;
• si l'année n'apparaît que sous forme de chiffres tapés à la main (26{séquence:5}), l'application ne peut pas savoir que « 26 » désigne 2026 : le « 26 » reste, et le compteur ne continue que si le préfixe a été vidé. Préférez donc toujours {aa} à une année écrite en dur.

Le préfixe n'apparaît plus dans le numéro dès qu'un format est défini, mais il sert encore à décider du changement d'année : s'il contient l'année (FAC-2026-, préfixe par défaut), le compteur repart à 1 au 1er janvier. Si votre format ne contient pas de jeton année et que vous voulez un compteur continu, videz le préfixe.

Un format sans aucune année (AK-0149, AK-0150), avec le préfixe vidé, est admis : le compteur continue d'une année sur l'autre, sur toute la vie de l'activité. Les deux approches respectent la chronologie.

Le compteur ne recule jamais

Vous pouvez à tout moment augmenter « Prochain numéro », mais jamais le ramener sous sa valeur actuelle : le champ est refusé avec le message « Le compteur ne peut pas revenir en arrière : il est déjà à … ». La raison est simple : deux documents ne doivent jamais porter le même numéro, et le compteur ne fait pas de différence entre un brouillon, une facture émise ou une facture annulée, puisque chacun a consommé son numéro.

Concrètement :

• un brouillon a déjà consommé son numéro dès sa création ; ne créez pas de documents « pour voir », utilisez l'aperçu ;
• un devis converti en facture reçoit un numéro dans la série des factures (DEV-2026-0012 de 120 000,00 DZD devient, par exemple, FAC-2026-0021) ; le devis, lui, est figé ;
• un avoir prend son numéro dans la série des avoirs (AV-2026-0002 pour 15 000,00 DZD) sans toucher au compteur des factures ;
• augmenter volontairement le compteur (passer de 21 à 100) est possible, mais crée un trou de 79 numéros que vous devrez justifier ; évitez-le.

Si vous vous êtes trompé de format après quelques factures émises, ne recommencez pas la série : gardez le compteur et corrigez seulement la partie « texte » du format. Le guide créer sa première facture montre à quel moment le numéro est attribué.

Erreurs fréquentes

• Croire que le préfixe ne compte plus une fois le format défini. Avec le préfixe FAC-2026- et le format AK-{séquence:4}, le numéro est bien AK-0021, mais le compteur repartira à 1 en 2027 parce que le préfixe contient l'année. Videz le préfixe si vous voulez un compteur continu ; gardez-le (ou utilisez un jeton année) si vous voulez un redémarrage annuel.
• Oublier la longueur du jeton. {séquence} sans « :N » suit « Nombre de chiffres ». Si ce réglage vaut 4 et que vous vouliez sept chiffres, le numéro sera trop court.
• Écrire l'année en dur. 26{séquence:5} marche en 2026, mais en 2027 il repart à 2600001 si le préfixe FAC-2026- est conservé (doublon avec la première facture de 2026), ou continue avec un « 26 » trompeur si le préfixe a été vidé. Écrivez {aa}{séquence:5}.
• Attendre un compteur mensuel. {mois} fait apparaître le mois dans le numéro, mais le compteur ne repart pas à 1 chaque mois : seules les années ouvrent une nouvelle série. Un format {année}{mois}-{séquence:3} donnera 202609-021 puis 202610-022.
• Changer de format pour chaque type sans cohérence. Un client qui reçoit DEV-2026-0012 puis 2600021 s'y perd. Une même logique (par exemple {aa}{séquence:5} partout, avec au besoin une lettre différente par type devant le jeton d'année) est plus lisible.
• Créer une facture test. Elle consomme un numéro. Servez-vous de l'aperçu, ou d'un devis si vous voulez voir un PDF.

Questions fréquentes

Puis-je supprimer le préfixe et n'avoir que des chiffres ? Oui. Laissez le préfixe vide et le format vide : le numéro sera le compteur seul, complété par des zéros selon « Nombre de chiffres ». Ou utilisez un format sans texte, comme {aa}{séquence:5}, pour obtenir 2600021 et voir le compteur repartir à 1 l'année suivante.

Mes anciennes factures importées n'ont pas le même format que ma nouvelle série : est-ce un problème ? Non, à condition que chaque numéro reste unique et que la chronologie soit respectée. Les factures importées conservent leur numéro d'origine ; les nouvelles suivent la série que vous avez réglée. Notez la date du passage d'un format à l'autre pour pouvoir l'expliquer, et choisissez un prochain numéro qui prolonge l'ancienne suite si les deux formats sont compatibles.

Que se passe-t-il si je ne règle rien ? Chaque type de document reçoit sa série par défaut : FAC-2026-0001, DEV-2026-0001, AV-2026-0001, BC-2026-0001, BL-2026-0001, quatre chiffres, et le compteur repart à 1 chaque 1er janvier avec la nouvelle année dans le numéro. C'est une numérotation conforme à l'usage FAC-AAAA-NNNN ; personnalisez-la seulement si vous reprenez un historique ou si vous tenez à une autre forme.