استرجاع سجلّكم السابق في MyHissab: استيراد العملاء والنفقات والفواتير عبر ملف CSV

هل كنتم تصدرون فواتير قبل فتح حسابكم، على Excel أو بأداة أخرى؟ يسترجع استيراد CSV عملاءكم ونفقاتكم وفواتيركم السابقة دون إعادة إدخال. في نهاية هذا الدليل، ستعرفون كيف تحضّرون ملفًا يصدّره Excel بشكل سليم، وتؤكّدون مطابقة الأعمدة، وتقرؤون تقرير الأخطاء، وتحتفظون برقم فواتيركم القديمة.

ما الذي يسترجعه الاستيراد، وضمن أي حدود

يوجد الاستيراد في الإعدادات ← استيراد البيانات. وهو يقبل ثلاثة أنواع من البيانات، بملف واحد لكل نوع: العملاء، النفقات، والفواتير (الترويسة والسطور). كل ملف محدود بـ 5 ميغابايت و2 000 سطر: وما زاد عن ذلك، تُعالَج الأسطر 2 000 الأولى فقط وتدعوكم رسالة إلى تقسيم الملف. أما الأسطر الفارغة تمامًا فتُتجاهَل.

ابدؤوا بالعملاء، ثم الفواتير. تُربط الفاتورة المستورَدة بالعميل الذي يحمل الاسم نفسه تمامًا؛ وإن لم يكن موجودًا، يُنشأ بهذا الاسم وحده. وباستيراد بطاقات عملائكم أولًا، بالكتابة نفسها، تسترجعون أيضًا عنوانهم ورقم تعريفهم الجبائي (NIF) وهاتفهم.

تحضير الملف من Excel

1. ورقة واحدة، سطر ترويسة واحد، تسجيلة واحدة في كل سطر. احذفوا الخلايا المدمجة، والعناوين فوق الجدول، وسطر المجموع في الأسفل: فسيُقرأ كتسجيلة إضافية.
2. احفظوا بصيغة CSV. يُكتشف الفاصل (فاصلة منقوطة، فاصلة أو جدولة) في سطر الترويسة. وكذلك الترميز: فملف CSV بترميز «UTF-8» وملف CSV بترميز Windows-1252 يصدّره Excel بالفرنسية يحتفظان كلاهما بالحروف المشكولة.
3. التواريخ بصيغة يوم/شهر/سنة (jj/mm/aaaa). الصيغة aaaa-mm-jj معترَف بها أيضًا. أما التاريخ المصحوب بساعة، أو بالشهر مكتوبًا بالحروف («15 mars 2026»)، فليس كذلك.
4. المبالغ كما يكتبها Excel بالفرنسية. «12 500,50» و«12500.50» و«12 500» تدلّ على المبلغ نفسه. تجنّبوا الكتابة الإنجليزية «12,500.50»: فالنقطة فيها ستُعتبر فاصل آلاف وستُقرأ القيمة 12,50.
5. المعرّفات الجبائية بصيغة نص. نسّقوا أعمدة NIF وNIS وRC وAI كنص قبل الإدخال: وإلا فسيعرض Excel رقم تعريف جبائي من 15 رقمًا بالترميز العلمي ويصبح التصدير غير مقروء.

يبقى الأبسط الانطلاق من نموذج CSV المقترَح لكل نوع في صفحة الاستيراد: ترويسات معترَف بها وسطر مثال. الصقوا بياناتكم تحت الترويسة واحفظوا.

الأعمدة المعترَف بها، نوعًا بنوع

تُعرَف عناوين الأعمدة بالفرنسية كما بالإنجليزية، مع الحروف المشكولة أو بدونها، وبأي ترتيب. أما العمود غير المعروف فيُتجاهَل ببساطة.

بعض التوضيحات المفيدة:

• بالنسبة لنفقة بلا تاريخ، يُعتمد تاريخ يوم الاستيراد. تقبل طريقة الدفع القيم «Espèces» (نقدًا)، «Chèque» (شيك)، «Virement» (تحويل)، «Carte» (بطاقة)، «En ligne» (عبر الإنترنت)، «Autre» (أخرى)؛ والقيمة غير المعروفة تُصنَّف «أخرى».
• يجب أن يحتوي رقم التعريف الجبائي (NIF) ورقم التعريف الإحصائي (NIS) على 15 رقمًا، أو 20 مع رمز المؤسسة؛ ويُتسامح مع المسافات والشرطات. أما السجل التجاري (RC) ومادة الضريبة (AI) فيخضعان للضوابط نفسها المطبَّقة على بطاقة العميل. يفصّل دليل رقم التعريف الجبائي للمقاول الذاتي هذه المعرّفات.
• على فاتورة المقاول الذاتي، الرسم على القيمة المضافة غير قابل للتطبيق: فـ«سعر الوحدة HT» هو ببساطة سعركم.

الفواتير: سطر في الملف لكل سطر في الفاتورة

كثيرًا ما تضم الفاتورة عدة سطور. في الملف، يشغل كل سطر من الفاتورة سطرًا واحدًا، والرقم نفسه يدلّ على الفاتورة نفسها. يمكن للسطور التالية من الفاتورة أن تترك الرقم فارغًا: فهي تُلحَق بالفاتورة التي تسبقها. ويُقرأ التاريخ والعميل والحالة والخصم الإجمالي من السطر الأول لكل فاتورة.

Numéro;Date;Échéance;Client;Statut;Payée le;Désignation;Quantité;Prix unitaire HT;Remise ligne %;Remise globale
FAC-2026-0012;10/03/2026;09/04/2026;Hydra Services SARL;Payée;25/03/2026;Site vitrine 5 pages;1;120 000;0;5 000
FAC-2026-0012;;;;;;Hébergement annuel;1;18 000;10;
FAC-2026-0013;02/04/2026;;Mme Lina Haddad;Émise;;Maintenance mensuelle;3;12 500,50;;

عند رفعه في حساب أمين قاسي، ينشئ هذا الملف فاتورتين:

• FAC-2026-0012، بسطرين: 120 000 دج، ثم 18 000 دج بخصم سطر قدره 10 %، أي 16 200 دج. المجموع الفرعي 136 200 دج، خصم إجمالي 5 000 دج، المجموع 131 200 دج. تُعلَّم كمدفوعة، ويُنشأ تحصيل بمبلغ 131 200 دج بتاريخ 25/03/2026.
• FAC-2026-0013، بسطر واحد: 3 × 12 500,50 = 37 501,50 دج، مُصدَرة، غير مسدَّدة.

ثلاث قواعد يجب تذكّرها:

• الخصومات: خصم السطر نسبة مئوية بين 0 و100. أما الخصم الإجمالي فيُعطى كمبلغ («Remise globale»). ويُعطى الخصم الإجمالي بالنسبة المئوية في عمود بعنوان «Remise globale pct» أو «Remise globale en %»؛ فالترويسة «Remise globale %» ستُقرأ كمبلغ، لأن علامة % تُتجاهَل. وإذا مُلئ الاثنان، تغلب النسبة المئوية.
• الحالة: مسودّة (Brouillon)، مُصدَرة (Émise) أو مدفوعة (Payée) («Envoyée» و«Validée» و«Réglée» و«Encaissée» ومقابلاتها الإنجليزية مفهومة). وبدون حالة، تُستورَد الفاتورة كمُصدَرة.
• تاريخ الدفع: بمجرد ملء «Payée le»، تصبح الفاتورة مدفوعة ويُسجَّل تحصيل بالمبلغ الإجمالي في ذلك التاريخ، بطريقة الدفع «أخرى» والمرجع «Import CSV». والفاتورة «المدفوعة» بلا تاريخ دفع تُحصَّل بتاريخ إصدارها.

إذا لم يكن في ملفكم عمود «Numéro»، يصبح كل سطر فاتورة قائمة بذاتها، مرقَّمة بسلسلتكم الجارية.

الرقم الأصلي، يُحتفظ به من أجل السجل السابق

الفاتورة المُصدَرة سابقًا تحتفظ برقمها: وهذا ما يجعل ترقيمكم متواصلًا، بلا فجوة ولا تكرار، وفقًا لـالبيانات الإلزامية. ويحترم الاستيراد هذه القاعدة بشرطين:

• أن يكون الرقم فريدًا، في الملف كما بين فواتيركم الموجودة؛
• أن تكون الفاتورة سابقة لتاريخ فتح حسابكم. ويعرض التقرير التاريخ المعتمَد في حال الرفض.

الرقم الأصلي المقبول يُحتفظ به كما هو ولا يمسّ عدّاد سلسلتكم. أما الفواتير اللاحقة لفتح الحساب فتترك الرقم فارغًا: وتتولى السلسلة الجارية ترقيمها.

بعد الاستيراد، افتحوا الإعدادات ← ترقيم الوثائق واضبطوا الرقم التالي بحيث تستأنف السلسلة مباشرةً بعد آخر فاتورة من سجلّكم السابق. ويشرح دليل الترقيم المخصَّص التنسيقات بالرموز مثل FAC-{année}-{séquence:4}.

تشغيل الاستيراد خطوة بخطوة

1. افتحوا الإعدادات ← استيراد البيانات واختاروا النوع (العملاء، النفقات أو الفواتير).
2. ارفعوا ملف CSV وانقروا على معاينة. لا يُحفظ شيء في هذه المرحلة.
3. تحقّقوا من مطابقة الأعمدة: لكل حقل، يقترح التطبيق عمود الملف الذي تعرّف عليه. صحّحوا ربطًا، أو اختاروا «— تجاهل —» لعمود لا تريدون استرجاعه، ثم أعيدوا تشغيل المعاينة. يُحتفظ بالملف المرفوع لمدة ساعة: لا داعي لإعادة رفعه.
4. اقرؤوا التقرير: عدد الأسطر الصالحة، ثم قائمة الأسطر الواجب تصحيحها مع رقم السطر والسبب والقيمة المقروءة. يحتسب رقم السطر الترويسة كالسطر 1 ولا يحتسب الأسطر الفارغة: فإذا كان ملفكم يحتوي على أسطر فارغة، فقد ينزاح الرقم بقدرها مقارنةً بـExcel.
5. إذا بقي خطأ واحد، لا يُكتب شيء: فالاستيراد كلٌّ أو لا شيء. صحّحوا الأسطر المحدَّدة في Excel، واحفظوا من جديد بصيغة CSV وأعيدوا رفع الملف.
6. عندما لا تشير المعاينة إلى أي شيء، انقروا على استيراد. ثم راقبوا بعض التسجيلات في العملاء أو النفقات أو الفواتير.

تغذّي الفواتير المدفوعة فورًا رقم الأعمال المحصَّل في لوحة القيادة، وتقدير الضريبة الجزافية الوحيدة، ومقياس السقف السنوي، بالنسبة لسنة تاريخ دفعها.

الأخطاء الشائعة

• «يجب أن يحتوي رقم التعريف الجبائي على 15 رقمًا، أو 20 مع رمز المؤسسة»: المعرّف ناقص، أو حوّله Excel إلى عدد. نسّقوا العمود كنص وأعيدوا إدخال القيمة.
• «التاريخ غير معترَف به»: تحتوي الخلية على ساعة، أو شهر بالحروف، أو صيغة أمريكية شهر/يوم/سنة. أعيدوا العمود إلى صيغة يوم/شهر/سنة.
• «المبلغ ليس رقمًا» (النفقات): الخلية فارغة، أو تحتوي على شرطة أو نص («مجانًا»، «يُحدَّد لاحقًا»). ضعوا 0 أو المبلغ الفعلي. والعملة الملصقة بالمبلغ («12 500 DA») تُتجاهَل عند القراءة، لكن الأفضل إزالتها.
• «يجب أن تكون الكمية رقماً أكبر من صفر.» و**«يجب أن يكون سعر الوحدة رقماً موجباً أو صفراً.»** (الفواتير): يجب أن تكون الكمية موجبة تمامًا؛ ويمكن أن يكون سعر الوحدة 0، لسطر مجاني، لكن ليس شرطة ولا نصًّا.
• «سطر بلا رقم فاتورة ولا تسبقه أي فاتورة»: السطر اليتيم هو سطر تفصيلي لا فاتورة فوقه، غالبًا بعد فرز الملف. أعيدوه تحت فاتورته أو املؤوا رقمه.
• «رقم الفاتورة هذا موجود مسبقًا»: الرقم مستعمَل لفاتورتين مختلفتين في الملف، أو موجود سلفًا في حسابكم.
• «لا يُقبل الرقم الأصلي إلا للفواتير السابقة لفتح الحساب»: أفرغوا رقم هذه الفاتورة لتتولى السلسلة ترقيمها.
• «الحالة غير معترَف بها»: القيمة ليست مسودّة ولا مُصدَرة ولا مدفوعة. «قيد الانتظار» أو «جزئي» غير مفهومتين.

أسئلة شائعة

ماذا يحدث إذا أعدتُ تشغيل استيراد نجح سابقًا؟ بالنسبة للعملاء، تُحدَّث البطاقة التي تحمل الاسم نفسه ولا تُكرَّر. وبالنسبة للفواتير، يُرفض الرقم الأصلي الموجود سلفًا، لكن الفواتير بلا رقم ستُنشأ مرة ثانية. أما النفقات فلا تخضع لأي مراقبة للتكرار: لا تعيدوا تشغيل ملف نفقات إلا إذا فشل.

هل يمكنني استيراد فواتير السنة الجارية المحرَّرة يدويًا؟ نعم، إذا كانت مؤرَّخة قبل فتح حسابكم: فهي تحتفظ برقمها. أما الفواتير المُصدَرة بعد هذا التاريخ فتُنشأ مباشرةً في التطبيق، كما يبيّن دليل الفاتورة الأولى.

ملفي يضم 6 000 سطر، كيف أتصرف؟ قسّموه إلى ملفات لا يتجاوز كل منها 2 000 سطر، ولكل منها سطر الترويسة الخاص به. وبالنسبة للفواتير، لا تقطعوا أبدًا بين سطرين من الفاتورة نفسها: فسيصبح ما تبقّى سطرًا يتيمًا.