Clôturer l'année quand on est auto-entrepreneur : factures, IFU, numérotation, archives

Pour un auto-entrepreneur, l'année civile est l'unité de mesure de tout : le plafond de chiffre d'affaires, l'IFU et les séries de numéros se comptent du 1er janvier au 31 décembre. Ce guide vous donne une liste de contrôle pour arrêter l'année sans oubli, un exemple chiffré d'arrêté annuel et la marche à suivre au 1er janvier pour repartir sur une base propre.

Pourquoi le 31 décembre est une vraie frontière

Trois compteurs se remettent à zéro le 1er janvier :

• Le plafond. Il s'apprécie sur l'année civile : 5 000 000 DZD pour les sept domaines de services, 10 000 000 DZD pour la micro-importation. Une facture datée du 28 décembre pèse sur l'année qui se termine ; datée du 3 janvier, sur la suivante. Voir le guide sur le plafond de l'auto-entrepreneur.
• L'IFU. L'impôt forfaitaire unique de 0,5 % se calcule sur le chiffre d'affaires, pas sur le bénéfice. Vous devez pouvoir dire, chiffres à l'appui, ce que vous avez facturé et encaissé dans l'année. Voir le guide IFU 0,5 %.
• La numérotation. Si l'année figure dans vos numéros (FAC-2026-0149), une nouvelle série commence en janvier.

La clôture ne demande pas de compétence comptable, mais de la méthode, dès la première quinzaine de décembre plutôt que le 31 au soir.

La liste de contrôle, dans l'ordre

1. Facturez tout ce qui est livré. Passez en revue vos devis acceptés et vos bons de livraison : toute prestation terminée en 2026 doit avoir sa facture datée de 2026. Un devis non converti ne compte pas dans le chiffre d'affaires.
2. Vérifiez les dates. Une facture se date du jour où vous l'émettez : ni antidatée, ni repoussée artificiellement.
3. Relancez les impayés. Les services comptables clôturent aussi : une facture oubliée en décembre le reste souvent jusqu'en février. Méthode dans le guide sur la facture impayée.
4. Rapprochez les encaissements et les relevés. Pour chaque paiement enregistré, retrouvez la ligne sur le relevé bancaire ou CCP, le reçu de versement ou le chèque. Pour les espèces, vérifiez que le droit de timbre a été porté à part.
5. Contrôlez les avoirs. Une facture émise ne se modifie pas : toute correction doit exister sous forme d'avoir numéroté, déduit du chiffre d'affaires.
6. Arrêtez le chiffre d'affaires de l'année, facturé et encaissé, avec le reste à encaisser.
7. Calculez l'IFU estimé à 0,5 %.
8. Préparez les pièces de la déclaration et archivez les PDF.
9. Faites une sauvegarde complète.
10. Revoyez vos tarifs pour la nouvelle année, tant que les chiffres sont sous vos yeux.

Quoi vérifier, où, pourquoi

Arrêter le chiffre d'affaires : un exemple

Amine Kaci, développeur à Alger (carte 16-00123-24), fait ses comptes le 20 décembre 2026. Ses factures de l'année vont de FAC-2026-0001 à FAC-2026-0149.

Le reste à encaisser tient en deux factures : FAC-2026-0141, 180 000 DZD, échue le 20 novembre, à relancer sans attendre ; et FAC-2026-0149, 65 000 DZD, émise le 18 décembre avec échéance au 17 janvier, qui sera normalement payée l'an prochain.

Ce que ces chiffres lui disent :

• Plafond. 3 225 000 DZD facturés sur 5 000 000 DZD, soit 64,5 % : le statut reste adapté, avec de la marge pour 2027.
• IFU estimé sur l'encaissé. 2 980 000 × 0,5 % = 14 900 DZD. Sur le facturé net, le calcul donnerait 16 125 DZD. Amine garde les deux chiffres : l'encaissé est la base pratique, mais la base et les modalités retenues pour la déclaration sont fixées par la DGI, seule source fiable.
• Trésorerie. Si FAC-2026-0141 est payée le 29 décembre, l'encaissé de 2026 passe à 3 160 000 DZD et l'IFU estimé à 15 800 DZD : la relance précède l'arrêté.

Dans MyHissab, le tableau de bord affiche ces montants pour l'année en cours, et un récapitulatif annuel se télécharge en PDF avec l'encaissé mois par mois et l'IFU estimé : c'est le document de base du dossier.

Préparer les pièces et archiver

Le dossier de l'année tient en trois familles de pièces :

• toutes les factures, numérotées sans trou, avec les avoirs et les factures annulées : une annulation explique un numéro sans montant, elle ne le fait pas disparaître ;
• les justificatifs d'encaissement : relevés bancaires ou CCP, reçus de versement, copies de chèques, et pour les espèces le montant du droit de timbre ;
• le récapitulatif annuel du chiffre d'affaires, mois par mois, facturé et encaissé.

Les modalités de déclaration et de paiement de l'IFU (périodicité, formulaire, canal) sont fixées par la Direction générale des impôts et peuvent changer d'une année à l'autre : ne vous fiez pas à un calendrier trouvé sur un forum, vérifiez sur les canaux officiels de la DGI ou auprès de votre centre des impôts.

Pour l'archivage, exportez les PDF de l'année dans un dossier nommé simplement (2026-factures), gardez-en une copie hors de votre ordinateur, et conservez-les durablement, plusieurs années : une facture peut vous être demandée bien après son paiement. Une sauvegarde complète depuis le menu Sauvegardes produit une archive ZIP avec un manifest.json, vos données en JSON (clients, devis, factures avec leur montant réglé, produits, séries de numéros), les PDF des factures et un résumé PDF ; l'archive est conservée 30 jours après la demande (le lien reçu par e-mail vaut 12 heures, un nouveau lien reste disponible sur la page Sauvegardes). Voir le guide sauvegarde et export des données.

Le 1er janvier : repartir proprement

La numérotation

Une règle sans exception : le compteur ne revient jamais en arrière. Ce qui change au 1er janvier dépend de la présence de l'année dans le numéro.

Si l'année figure dans le numéro, une nouvelle série démarre à 1 ; sinon, le compteur continue. Les deux sont conformes à l'usage, à condition de ne jamais réutiliser un numéro ni mélanger les années : une facture émise le 2 janvier pour une prestation de décembre se date du jour de l'émission et prend un numéro de la série 2027. Dans MyHissab, la série 2027 est créée automatiquement en héritant du format, du préfixe et du nombre de chiffres de 2026 ; le compteur repart à 1 seulement si l'année est présente. Détails dans le guide sur la numérotation personnalisée.

Le suivi du plafond

La jauge repart de zéro : 0 DZD sur 5 000 000 ou 10 000 000 DZD, et les alertes à 80 % puis 100 % se réarment au fil des factures 2027. Les factures de 2026 encaissées en janvier restent du chiffre d'affaires facturé de 2026 ; seul l'encaissé change d'année.

La sauvegarde et les tarifs

Faites une sauvegarde après la dernière facture de l'année, avant toute écriture de 2027 : vous disposez ainsi d'une photographie exacte de l'année close. Puis revoyez vos tarifs. Si le chiffre d'affaires s'approche du plafond, augmenter le prix unitaire plutôt que le nombre de prestations est souvent la seule marge de manœuvre sous le statut ; si vous en êtes loin, comparez votre marge réelle (encaissé moins dépenses) avec le temps passé.

Erreurs fréquentes

• Attendre le 31 décembre pour relancer. Le client a déjà clôturé ; la facture sera payée en 2027 et votre encaissé de 2026 en sera amputé.
• Antidater une facture de janvier. Si la prestation était livrée, émettez la facture avant le 31 décembre ; sinon elle sera datée de janvier et numérotée dans la série 2027.
• Confondre facturé et encaissé. Le facturé est la référence du plafond ; l'encaissé mesure la trésorerie et sert de base pratique à l'IFU. Un arrêté qui ne donne qu'un seul des deux est incomplet.
• Déduire les dépenses de l'IFU. Le régime est forfaitaire : 0,5 % du chiffre d'affaires, sans déduction. Les dépenses servent à calculer la marge, pas l'impôt.
• Laisser des brouillons traîner. Un brouillon consomme un numéro sans être une facture. Émettez-le ou annulez-le avant la clôture.
• Remettre le compteur à 1 « pour faire propre ». Si le format ne contient pas l'année, le compteur continue ; le ramener en arrière créerait des doublons, et l'application le refuse.
• Ne conserver que les PDF. Le PDF seul ne prouve pas l'encaissement. Archivez ensemble facture, justificatif de paiement et récapitulatif.

Questions fréquentes

Une facture émise le 28 décembre et payée le 10 janvier compte pour quelle année ? Pour le facturé, l'année d'émission : 2026, et elle pèse sur le plafond de 2026. Pour l'encaissé, la date du paiement : 2027. Sur la base retenue pour la déclaration de l'IFU, renseignez-vous auprès de la DGI.

Faut-il obligatoirement recommencer la numérotation à 0001 en janvier ? Non. Ce qui est exigé, c'est une suite chronologique sans trou ni doublon. Si l'année fait partie du numéro, une nouvelle série à 0001 est logique ; sinon, le compteur continue. Dans les deux cas, on ne revient jamais sous un numéro déjà émis.

Combien de temps garder les factures et les justificatifs ? Conservez-les durablement, plusieurs années, en deux endroits distincts et sous une forme lisible sans l'application (PDF, export CSV ou JSON). Pour la durée précise exigée par l'administration fiscale, la DGI est la seule source à consulter.