Gérer son stock, ses lots et les dates d'expiration avec MyHissab

Dès que l'on vend des produits plutôt que des prestations, une question revient chaque semaine : combien de pièces reste-t-il, lesquelles partent en premier, lesquelles vont périmer avant d'être vendues. Ce guide montre comment tenir un stock simple dans le menu Inventaire de MyHissab : créer un produit, réceptionner des lots datés, noter les entrées et sorties, recevoir une alerte avant expiration, imprimer des étiquettes. À la fin, vous saurez lire la valeur de votre stock au prix d'achat et éviter les deux erreurs qui faussent un inventaire.

Ce que l'inventaire suit

L'inventaire tient trois choses : une fiche par produit, des lots datés rattachés à chaque produit, et un journal de mouvements (entrées et sorties) qui explique chaque variation de quantité. En tête de la page Inventaire, vous lisez le nombre de produits, ceux passés sous leur seuil de stock bas, les lots proches de l'expiration, les derniers mouvements et la valeur du stock au coût d'achat. Une valeur au prix de vente est affichée à part : c'est un potentiel, pas une valeur comptable.

L'inventaire ne remplace pas la facture. Une vente se facture comme d'habitude, avec ses mentions obligatoires ; la sortie de stock se note ensuite, avec le numéro de facture en référence.

Créer un produit pas à pas

1. Ouvrez Inventaire, puis « Nouveau produit ».
2. Donnez un nom clair, tel qu'il figurera sur l'étiquette et la page publique.
3. Attribuez un SKU : une référence interne courte, unique dans votre compte (par exemple SAC-CUIR-NOIR).
4. Saisissez le code-barres du fabricant s'il existe ; sinon laissez vide, l'étiquette utilisera le SKU. Un code ne peut pas être attribué à deux produits.
5. Renseignez le prix d'achat (coût de revient unitaire) et le prix de vente. Le premier sert à la valorisation du stock, le second à l'étiquette et à la valeur au prix de vente.
6. Fixez le seuil de stock faible (champ « Seuil stock faible ») : la quantité en dessous de laquelle le produit est signalé (par exemple 5 pour un article vendu une ou deux fois par semaine).
7. Laissez le stock initial à zéro si vous réceptionnez ce stock sous forme de lot à l'étape suivante. Ne remplissez ce champ que pour un produit sans lot ni date d'expiration.
8. Enregistrez. La fiche affiche le stock courant, les lots et l'historique des mouvements.

Pour un article importé, le prix d'achat n'est pas le prix payé au fournisseur mais le coût de revient complet, droits et frais du voyage compris, tel que le calcule le guide micro-importation : coût de revient et prix de vente. Un prix d'achat sous-estimé gonfle la marge apparente et minore la valeur du stock.

Les lots : quantité, date d'expiration, alerte

Un lot est une réception de marchandise : numéro de lot, quantité reçue, date de réception, date d'expiration facultative, coût unitaire, notes. Sur la fiche produit, remplissez le bloc « Ajouter un lot » et validez par « Réceptionner le lot ». La création du lot enregistre elle-même une entrée de stock de la quantité reçue : le stock du produit augmente d'autant et le mouvement apparaît dans le journal avec le numéro de lot. Il n'y a rien d'autre à saisir.

Chaque lot garde deux quantités : la quantité reçue, qui ne change plus, et la quantité disponible, qui diminue au fil des sorties. Un produit sans péremption (une coque de téléphone, un sac) peut aussi être suivi par lots sans date, pour savoir de quel voyage provient chaque pièce.

Pour les lots datés, une alerte par e-mail part chaque jour à 8 h lorsqu'un lot arrive à N jours de sa date d'expiration. Le délai N se règle dans votre profil ; il est de 30 jours à l'ouverture du compte. Les lots concernés apparaissent aussi sur la page Inventaire et dans la liste des choses à faire du tableau de bord. Réglez ce délai selon votre rythme de vente : 30 jours pour un article qui tourne vite, 60 ou 90 jours pour un produit lent qu'il faudra promouvoir à temps.

Entrées et sorties : effet sur le stock et sur les lots

Un mouvement se saisit depuis la fiche produit : type (entrée ou sortie), quantité, lot facultatif, référence (numéro de facture ou de voyage) et date.

Deux règles en découlent. D'abord, le stock ne devient jamais négatif : une sortie de 12 sur un stock de 10 est rejetée, ce qui oblige à corriger l'entrée manquante plutôt qu'à laisser une quantité fausse. Ensuite, une sortie sans lot suit l'ordre des dates d'expiration, premier périmé premier sorti : le bon réflexe pour des cosmétiques ou des produits alimentaires. Si vous avez physiquement vendu une pièce d'un lot plus récent, indiquez le lot.

Chaque mouvement enregistre le stock avant et après, l'utilisateur et la date : un écart avec le comptage physique se retrouve mouvement par mouvement.

Exemple : un lot de 40 pièces qui expire dans 60 jours

Sara Benali, créatrice à Oran, revend aussi des crèmes artisanales. Le 16 octobre, elle réceptionne 40 pots achetés 1 200 DZD pièce, à vendre 2 000 DZD, avec une date limite au 15 décembre, soit 60 jours plus tard. Son délai d'alerte est resté à 30 jours.

1. Elle crée le produit CREME-KARITE-50 : prix d'achat 1 200 DZD, prix de vente 2 000 DZD, seuil de stock faible 5, stock initial 0.
2. Elle crée le lot L-2026-10 : 40 pièces, expiration le 15 décembre. Le stock passe à 40, valorisé 48 000 DZD au coût d'achat (40 × 1 200) et 80 000 DZD au prix de vente.
3. Au fil des ventes, elle note les sorties avec le numéro de chaque facture. Fin octobre, 14 pots sont sortis : stock 26, valeur au coût 31 200 DZD.
4. Le 15 novembre à 8 h, à 30 jours de l'échéance, elle reçoit l'e-mail d'alerte pour le lot L-2026-10 : 26 pots à écouler en un mois. Elle décide d'une remise sur ces 26 pots plutôt que d'en jeter la moitié en décembre.
5. Le 20 novembre, elle réceptionne un second lot de 40 pots, expiration le 31 janvier. Les ventes suivantes, notées sans lot, continuent de prélever sur le premier lot jusqu'à épuisement, puis sur le second.
6. Le 10 décembre, le premier lot est vide, le second affiche 36 disponibles ; le stock est de 36.

Le chiffre d'affaires de ces ventes se lit sur le tableau de bord ; le stock, lui, dit combien de dinars dorment encore dans l'armoire et jusqu'à quand.

Étiquettes, page publique et micro-importation

Depuis la fiche produit, « Étiquette » ouvre une page imprimable avec le nom, le SKU, le prix de vente, un code-barres (norme Code 128) et un QR code. Le code-barres reprend celui du fabricant s'il est renseigné, sinon le SKU ; il se lit avec n'importe quelle douchette, ce qui accélère le comptage physique. Le QR code renvoie vers une page publique du produit : nom, référence et lots avec leur date d'expiration, mais ni prix ni quantité en stock. Un client peut vérifier la fraîcheur d'un article sans rien apprendre de votre marge.

Pour la micro-importation, les deux modules se complètent. Le menu Micro-importation suit chaque voyage (devise, taux, droits, frais, gain par article) et contrôle le plafond de 1 800 000 DZD par voyage et les deux voyages par mois. L'inventaire suit les pièces physiques : un lot par voyage, avec le numéro du voyage (VOY-2026-0007) en référence, dit quel article vient de quel déplacement et à quel coût. Il n'existe pas de report automatique entre un article de voyage et un lot : la réception se saisit dans l'inventaire une fois la marchandise dédouanée, avec le coût de revient du voyage comme coût unitaire du lot.

Erreurs fréquentes

• Saisir un stock initial puis créer le lot. Le produit est créé avec 40 en stock initial, puis un lot de 40 est ajouté : le stock affiche 80. Choisissez une seule voie : stock initial pour un produit sans lot, lot pour tout le reste. Si l'erreur est faite, enregistrez une sortie de 40 sans lot avec la mention « correction doublon stock initial ».
• Enregistrer une entrée en plus du lot. Le lot vaut déjà entrée. Une entrée manuelle ne sert qu'à un complément (retour client, pièces retrouvées) ou à un produit géré sans lot.
• Oublier le lot et ne saisir que des entrées. Le stock est juste, mais aucune date d'expiration n'est connue : pas d'alerte, pas d'ordre de sortie par péremption.
• Noter les sorties en fin de mois. Entre-temps, le stock affiché est faux, et une sortie groupée peut être refusée si des entrées ont été oubliées.
• Laisser le seuil de stock faible à zéro. Le produit ne sera signalé qu'une fois épuisé, trop tard pour recommander.

Questions fréquentes

Une facture émise dans MyHissab retire-t-elle automatiquement les pièces du stock ? Non. La facture et le stock sont deux registres distincts : après avoir émis la facture, notez une sortie sur le produit avec le numéro de facture en référence. Cela couvre aussi les cas où l'on livre en plusieurs fois.

Que se passe-t-il quand un lot est périmé mais encore en stock ? Rien n'est retiré automatiquement : l'application alerte, vous décidez. Si les pièces sont invendables, enregistrez une sortie sur ce lot avec la mention « périmé » ; la valeur du stock au coût d'achat diminue d'autant et le journal explique pourquoi.

Puis-je utiliser le code-barres du fabricant sur l'étiquette ? Oui : si le champ code-barres est renseigné, l'étiquette l'utilise, ce qui permet de scanner l'emballage d'origine. Un même code ne peut pas être attribué à deux produits du compte. Sans code fabricant, l'étiquette porte le SKU.