تسيير المخزون والدفعات وتواريخ انتهاء الصلاحية مع MyHissab

بمجرد أن تبيعوا منتجات بدل الخدمات، يعود السؤال نفسه كل أسبوع: كم قطعة بقيت، وأيّها يخرج أولًا، وأيّها ستنتهي صلاحيته قبل أن يُباع. يبيّن هذا الدليل كيفية مسك مخزون بسيط في قائمة المخزون في MyHissab: إنشاء منتج، استلام دفعات مؤرَّخة، تدوين حركات الدخول والخروج، تلقّي تنبيه قبل انتهاء الصلاحية، وطباعة الملصقات. وفي النهاية، ستعرفون كيف تقرؤون قيمة مخزونكم بسعر الشراء وتتجنّبون الخطأين اللذين يُفسدان الجرد.

ما الذي يتابعه المخزون

يمسك المخزون ثلاثة أشياء: بطاقة لكل منتج، ودفعات مؤرَّخة مرتبطة بكل منتج، وسجلّ حركات (دخول وخروج) يفسّر كل تغيّر في الكمية. في أعلى صفحة المخزون، تقرؤون عدد المنتجات، والمنتجات التي نزلت تحت حدّ المخزون المنخفض، والدفعات القريبة من انتهاء الصلاحية، وآخر الحركات، وقيمة المخزون بسعر الشراء. وتُعرض قيمة بسعر البيع على حدة: فهي إمكانية، لا قيمة محاسبية.

لا يحلّ المخزون محلّ الفاتورة. تُفوتَر عملية البيع كالمعتاد، مع بياناتها الإلزامية؛ ثم تُدوَّن حركة الخروج من المخزون، مع رقم الفاتورة كمرجع.

إنشاء منتج خطوة بخطوة

1. افتحوا المخزون، ثم "منتج جديد".
2. أعطوه اسمًا واضحًا، كما سيظهر على الملصق وفي الصفحة العمومية.
3. خصّصوا له رمز SKU: مرجع داخلي قصير، فريد ضمن حسابكم (مثلًا SAC-CUIR-NOIR).
4. أدخلوا الرمز الشريطي للمصنّع إن وُجد؛ وإلا اتركوه فارغًا، فسيستعمل الملصق رمز SKU. لا يمكن إسناد الرمز نفسه لمنتجَين.
5. أدخلوا سعر الشراء (تكلفة الوحدة) وسعر البيع. يغذّي الأول تقييم المخزون، ويغذّي الثاني الملصق والقيمة بسعر البيع.
6. حدّدوا حدّ المخزون المنخفض: الكمية التي يُشار إلى المنتج إذا نزل تحتها (مثلًا 5 لمنتج يُباع مرة أو مرتين في الأسبوع).
7. اتركوا المخزون الأولي عند الصفر إذا كنتم ستستلمون هذا المخزون على شكل دفعة في الخطوة الموالية. لا تملؤوا هذا الحقل إلا لمنتج بلا دفعات ولا تاريخ انتهاء صلاحية.
8. احفظوا. تعرض البطاقة المخزون الحالي والدفعات وسجلّ الحركات.

بالنسبة لسلعة مستورَدة، ليس سعر الشراء هو الثمن المدفوع للمورّد بل التكلفة الكاملة، بما فيها الحقوق ومصاريف الرحلة، كما يحسبها دليل الاستيراد المصغّر: تكلفة الإنتاج وسعر البيع. سعر شراء مبخوس يضخّم الهامش الظاهري ويقلّل قيمة المخزون.

الدفعات: الكمية وتاريخ انتهاء الصلاحية والتنبيه

الدفعة هي استلام بضاعة: رقم الدفعة، الكمية المستلَمة، تاريخ الاستلام، تاريخ انتهاء صلاحية اختياري، تكلفة الوحدة، ملاحظات. في بطاقة المنتج، املؤوا خانة "اضافة دفعة مخزون" وصادقوا بزر "استلام الدفعة". إنشاء الدفعة يسجّل بنفسه حركة دخول إلى المخزون بالكمية المستلَمة: يزيد مخزون المنتج بقدرها وتظهر الحركة في السجلّ مع رقم الدفعة. لا شيء آخر يُدخَل.

تحتفظ كل دفعة بكميتين: الكمية المستلَمة، التي لا تتغيّر بعد ذلك، والكمية المتاحة، التي تنقص مع حركات الخروج. ويمكن أيضًا متابعة منتج بلا صلاحية (غطاء هاتف، حقيبة) بدفعات بلا تاريخ، لمعرفة من أيّ رحلة جاءت كل قطعة.

بالنسبة للدفعات المؤرَّخة، يُرسَل تنبيه بالبريد الإلكتروني كل يوم على الساعة 8 صباحًا عندما تبلغ دفعة N يومًا قبل تاريخ انتهاء صلاحيتها. يُضبط الأجل N في ملفكم الشخصي؛ وهو 30 يومًا عند فتح الحساب. وتظهر الدفعات المعنية أيضًا في صفحة المخزون وفي قائمة المهام في لوحة القيادة. اضبطوا هذا الأجل حسب وتيرة بيعكم: 30 يومًا لمنتج سريع الدوران، و60 أو 90 يومًا لمنتج بطيء يلزم الترويج له في الوقت المناسب.

الدخول والخروج: الأثر على المخزون وعلى الدفعات

تُدخَل الحركة من بطاقة المنتج: النوع (دخول أو خروج)، الكمية، دفعة اختيارية، المرجع (رقم الفاتورة أو الرحلة) والتاريخ.

تنجم عن ذلك قاعدتان. أولًا، لا يصبح المخزون سالبًا أبدًا: خروج 12 من مخزون 10 يُرفض، ما يُلزمكم بتصحيح الدخول الناقص بدل ترك كمية خاطئة. ثانيًا، يتّبع الخروج بلا دفعة ترتيب تواريخ انتهاء الصلاحية، فالأقرب انتهاءً يخرج أولًا: وهو التصرّف السليم لمستحضرات التجميل أو المنتجات الغذائية. وإذا بعتم فعليًا قطعة من دفعة أحدث، فحدّدوا الدفعة.

تسجّل كل حركة المخزون قبلها وبعدها، والمستخدم والتاريخ: فيمكن تتبّع أي فارق مع العدّ الفعلي حركةً حركةً.

مثال: دفعة من 40 قطعة تنتهي صلاحيتها خلال 60 يومًا

سارة بن علي، مبدعة في وهران، تعيد بيع كريمات حرفية أيضًا. في 16 أكتوبر، تستلم 40 علبة اشترتها بـ1 200 دج للواحدة، لتبيعها بـ2 000 دج، بتاريخ صلاحية ينتهي في 15 ديسمبر، أي بعد 60 يومًا. وبقي أجل التنبيه عندها 30 يومًا.

1. تنشئ المنتج CREME-KARITE-50: سعر الشراء 1 200 دج، سعر البيع 2 000 دج، حدّ المخزون المنخفض 5، المخزون الأولي 0.
2. تنشئ الدفعة L-2026-10: 40 قطعة، تنتهي صلاحيتها في 15 ديسمبر. ينتقل المخزون إلى 40، بقيمة 48 000 دج بسعر الشراء (40 × 1 200) و80 000 دج بسعر البيع.
3. مع تقدّم البيع، تدوّن حركات الخروج مع رقم كل فاتورة. في نهاية أكتوبر، خرجت 14 علبة: المخزون 26، والقيمة بسعر الشراء 31 200 دج.
4. في 15 نوفمبر على الساعة 8 صباحًا، أي قبل 30 يومًا من الأجل، تتلقّى بريد التنبيه الخاص بالدفعة L-2026-10: 26 علبة يجب تصريفها خلال شهر. فتقرّر تخفيضًا على هذه العلب الـ26 بدل رمي نصفها في ديسمبر.
5. في 20 نوفمبر، تستلم دفعة ثانية من 40 علبة، تنتهي صلاحيتها في 31 جانفي. وتواصل المبيعات الموالية، المدوَّنة بلا دفعة، الاقتطاع من الدفعة الأولى حتى نفادها، ثم من الثانية.
6. في 10 ديسمبر، الدفعة الأولى فارغة، والثانية تعرض 36 متاحة؛ والمخزون 36.

يُقرأ رقم أعمال هذه المبيعات في لوحة القيادة؛ أما المخزون، فيقول كم دينارًا ما زال نائمًا في الخزانة وإلى متى.

الملصقات والصفحة العمومية والاستيراد المصغّر

من بطاقة المنتج، يفتح زر "ملصق" صفحة قابلة للطباعة تحمل الاسم ورمز SKU وسعر البيع ورمزًا شريطيًا (معيار Code 128) ورمز QR. يستعمل الرمز الشريطي رمز المصنّع إن أُدخل، وإلا فرمز SKU؛ ويُقرأ بأي ماسح ضوئي، ما يسرّع العدّ الفعلي. ويقود رمز QR إلى صفحة عمومية للمنتج: الاسم والمرجع والدفعات مع تاريخ انتهاء صلاحيتها، لكن بلا سعر ولا كمية في المخزون. فيمكن للزبون التحقّق من طزاجة المنتج دون أن يعرف شيئًا عن هامشكم.

بالنسبة إلى الاستيراد المصغّر، تتكامل الوحدتان. تتابع قائمة الاستيراد المصغّر كل رحلة (العملة، سعر الصرف، الحقوق، المصاريف، الربح لكل سلعة) وتراقب سقف 1 800 000 دج لكل رحلة والرحلتين في الشهر. أما المخزون فيتابع القطع المادية: دفعة لكل رحلة، مع رقم الرحلة (VOY-2026-0007) كمرجع، تقول أيّ سلعة جاءت من أيّ رحلة وبأيّ تكلفة. ولا يوجد نقل تلقائي بين سلعة في رحلة ودفعة: يُدخَل الاستلام في المخزون بعد تخليص البضاعة جمركيًا، مع تكلفة الإنتاج المحسوبة في الرحلة كتكلفة وحدة الدفعة.

أخطاء شائعة

• إدخال مخزون أولي ثم إنشاء الدفعة. يُنشأ المنتج بمخزون أولي 40، ثم تُضاف دفعة من 40: فيعرض المخزون 80. اختاروا مسارًا واحدًا فقط: المخزون الأولي لمنتج بلا دفعات، والدفعة لكل ما عداه. وإذا وقع الخطأ، سجّلوا خروج 40 بلا دفعة مع ملاحظة "تصحيح ازدواج المخزون الأولي".
• تسجيل دخول إضافةً إلى الدفعة. الدفعة تُعدّ دخولًا بحدّ ذاتها. لا يُستعمل الدخول اليدوي إلا لتكملة (إرجاع زبون، قطع عُثر عليها) أو لمنتج مسيَّر بلا دفعات.
• إغفال الدفعة والاكتفاء بتسجيل حركات الدخول. المخزون صحيح، لكن لا يُعرف أي تاريخ انتهاء صلاحية: لا تنبيه، ولا ترتيب خروج حسب الصلاحية.
• تدوين حركات الخروج في نهاية الشهر. في هذه الأثناء، يكون المخزون المعروض خاطئًا، وقد يُرفض خروج مجمَّع إذا أُغفلت حركات دخول.
• ترك حدّ المخزون المنخفض عند الصفر. لن يُشار إلى المنتج إلا بعد نفاده، وقد فات أوان إعادة الطلب.

أسئلة شائعة

هل تسحب الفاتورة الصادرة في MyHissab القطع من المخزون تلقائيًا؟ لا. الفاتورة والمخزون سجلّان منفصلان: بعد إصدار الفاتورة، دوّنوا خروجًا على المنتج مع رقم الفاتورة كمرجع. ويغطّي هذا أيضًا حالات التسليم على مراحل.

ماذا يحدث عندما تنتهي صلاحية دفعة وهي ما زالت في المخزون؟ لا يُسحب شيء تلقائيًا: التطبيق ينبّه، وأنتم تقرّرون. إذا صارت القطع غير قابلة للبيع، سجّلوا خروجًا على تلك الدفعة مع ملاحظة "منتهية الصلاحية"؛ فتنقص قيمة المخزون بسعر الشراء بقدرها ويفسّر السجلّ السبب.

هل يمكنني استعمال الرمز الشريطي للمصنّع على الملصق؟ نعم: إذا أُدخل حقل الرمز الشريطي، يستعمله الملصق، ما يتيح مسح التغليف الأصلي. ولا يمكن إسناد الرمز نفسه لمنتجَين في الحساب. ومن دون رمز المصنّع، يحمل الملصق رمز SKU.