تخصيص ترقيم الوثائق في MyHissab: البادئة والتنسيق واستئناف الترقيم

يشرح هذا الدليل كيفية ضبط ترقيم فواتيركم وعروض أسعاركم وإشعاراتكم الدائنة وسندات الطلب وسندات التسليم من الإعدادات ← ترقيم الوثائق. في النهاية، ستعرفون كيف تختارون بادئة، وتكتبون تنسيقًا بالرموز، وتستأنفون ترقيمًا بدأ في مكان آخر (مثلًا عند 2600021)، وتتوقّعون ما يحدث في 1 يناير.

لماذا لا يُترك الترقيم للصدفة

رقم الفاتورة من البيانات المنتظَرة على فاتورة المقاول الذاتي: يجب أن يكون فريدًا ومتسلسلًا زمنيًا، دون فراغ ولا تكرار. الصيغة الأكثر شيوعًا هي FAC-AAAA-NNNN، لكن القانون لا يفرض هذا الشكل بعينه؛ المهم هو الاستمرارية. تفاصيل البيانات مذكورة في دليل البيانات الإلزامية في فاتورة المقاول الذاتي وموضّحة في نموذج الفاتورة المشروح.

ثلاث نتائج عملية:

• الفاتورة المُصدَرة لا تُعدَّل: يُصحَّح الخطأ بإشعار دائن أو بإلغاء، وأبدًا بإعادة استعمال الرقم؛
• الفاتورة الملغاة تحتفظ برقمها في السلسلة: تأخذ التالية الرقم الموالي، ويفسّر الإلغاء "الفراغ"؛
• لا يمكن لسلسلة جديدة أن تبدأ من الصفر في منتصف السنة إذا كانت أرقام قد صدرت في السلسلة القديمة.

لذلك يُضبط الترقيم قبل أول فاتورة، أو مباشرة بعد استيراد السجل السابق، ثم لا يُمسّ بعد ذلك إلا لسبب جدّي.

أين يُضبط الترقيم

افتحوا الإعدادات، ثم "ترقيم الوثائق". تعرض الصفحة سلسلة لكل نوع وثيقة، لكل منها عدّادها الخاص: الفواتير، عروض الأسعار، سندات التسليم، سندات الطلب، الإشعارات الدائنة. البادئات الافتراضية هي FAC- وDEV- وBL- وBC- وAV-، متبوعة بالسنة الجارية، ثم عدّاد من أربعة أرقام: أول فاتورة في 2026 تحمل الرقم FAC-2026-0001، وأول عرض سعر DEV-2026-0001.

لكل سلسلة أربعة إعدادات:

تُعاد تحت الحقول حساب "معاينة الرقم التالي": وهي وسيلتكم للتحقق قبل الحفظ. تنطبق الإعدادات على سلسلة السنة الجارية؛ ولا يُعاد ترقيم الوثائق الصادرة سابقًا.

رموز التنسيق

بدون تنسيق، يكون الرقم ببساطة البادئة متبوعة بالعدّاد. وبمجرد إدخال تنسيق، يصبح هو المعتمد. الرموز المقبولة، بالإنجليزية أو بالفرنسية، دون اعتبار لحالة الأحرف:

• {year} أو {année}: السنة بأربعة أرقام؛
• {yy} أو {aa}: السنة برقمين؛
• {month} أو {mois}: الشهر برقمين؛
• {sequence:N} أو {séquence:N}: العدّاد على N أرقام؛ {sequence} دون طول يستعمل إعداد "عدد الأرقام".

يجب أن يحتوي التنسيق على رمز العدّاد مرة واحدة على الأقل، وإلا رُفض. أمثلة بتاريخ 25 سبتمبر 2026، مع رقم تالٍ يساوي 21 و"عدد الأرقام" متروك عند 4:

يعطي التنسيقان 26{sequence:5} و{yy}{sequence:5} الرقم نفسه اليوم، لكن ليس في السنة القادمة: انظروا فقرة بداية السنة.

استئناف ترقيم موجود، خطوة بخطوة

أمين قاسي، مطوّر في الجزائر العاصمة، كان يُصدر فواتيره منذ يناير على جدول بيانات بأرقام من سبع خانات: 2600001، 2600002… إلى 2600020، وهي آخر فاتورة له بمبلغ 120 000,00 دج. يفتح حسابًا ويريد أن تحمل فاتورته القادمة الرقم 2600021 دون انقطاع.

1. افتحوا الإعدادات ← ترقيم الوثائق، ثم سلسلة "الفواتير".
2. في "التنسيق (اختياري)"، أدخلوا {yy}{sequence:5}: "26" للسنة 2026، ثم عدّاد من خمسة أرقام.
3. في "الرقم التالي"، أدخلوا 21، أي آخر رقم صادر زائد واحد.
4. اتركوا "عدد الأرقام" كما هو: الطول محدَّد أصلًا بـ{sequence:5}.
5. تحقّقوا من المعاينة: يجب أن تعرض 2600021. إذا قرأتم 2621 أو 26000021، فطول الرمز خاطئ.
6. احفظوا. ستأخذ الفاتورة القادمة هذا الرقم؛ والتي بعدها 2600022.
7. كرّروا العملية لعروض الأسعار والإشعارات الدائنة والسندات إن كانت لديكم سلاسل جارية أيضًا.

إذا أردتم أيضًا استرجاع فواتيركم القديمة في التطبيق، استوردوها قبل هذا الضبط أو بعده: استيراد السجل السابق بملف CSV يحتفظ بالرقم الأصلي لكل فاتورة سابقة لفتح الحساب، بشرط أن يكون فريدًا، ولا يمسّ العدّاد. وعليكم أنتم وضع "الرقم التالي" فوق أكبر رقم مستورَد.

وللاستئناف في منتصف السنة بالشكل الكلاسيكي، المنطق نفسه: آخر رقم في الأداة القديمة FAC-2026-0057، إذن البادئة FAC-2026- (أو التنسيق FAC-{year}-{sequence:4}) والرقم التالي 58.

ما يحدث عند بداية السنة

السلاسل سنوية. عند أول وثيقة في 2027 (أو عند أول فتح لصفحة ترقيم الوثائق)، تُنشأ سلسلة 2027 وترث التنسيق والبادئة وعدد الأرقام من 2026: لا شيء تعيدون إدخاله. سؤال واحد يحدّد العدّاد: هل تظهر السنة في البادئة أو في التنسيق؟

قاعدتان تُقرآن من هذا الجدول:

• يعود العدّاد إلى 1 إذا كانت البادئة تحتوي على السنة صراحة (FAC-2026-، البادئة الافتراضية) أو إذا كان التنسيق يحتوي على {year} أو {année} أو {yy} أو {aa}؛ وفي البادئة تُستبدل السنة بالسنة الجديدة؛
• إذا لم تظهر السنة إلا كأرقام مكتوبة يدويًا (26{sequence:5})، فلا يمكن للتطبيق أن يعرف أن "26" تعني 2026: يبقى "26"، ولا يستمرّ العدّاد إلا إذا أُفرغت البادئة. لذلك فضّلوا دائمًا {yy} على سنة مكتوبة يدويًا.

لا تظهر البادئة في الرقم بمجرد تحديد تنسيق، لكنها تبقى معتمدة لتقرير تغيّر السنة: إذا كانت تحتوي على السنة (FAC-2026-، البادئة الافتراضية)، يعود العدّاد إلى 1 في 1 يناير. وإذا كان تنسيقكم لا يحتوي على رمز سنة وأردتم عدّادًا متواصلًا، فأفرغوا البادئة.

التنسيق الخالي من أي سنة (AK-0149، AK-0150)، مع إفراغ البادئة، مقبول: يستمرّ العدّاد من سنة إلى أخرى، طوال حياة النشاط. وكلا النهجين يحترم التسلسل الزمني.

العدّاد لا يرجع أبدًا

يمكنكم في أي وقت زيادة "الرقم التالي"، لكن لا يمكن أبدًا إرجاعه تحت قيمته الحالية: يُرفض الحقل برسالة "لا يمكن للعدّاد الرجوع إلى الوراء: هو الآن عند …". السبب بسيط: لا يجوز أن يحمل مستندان الرقم نفسه، والعدّاد لا يفرّق بين مسودة أو فاتورة صادرة أو فاتورة ملغاة، لأن كلًّا منها استهلك رقمه.

عمليًا:

• المسودة استهلكت رقمها منذ إنشائها؛ فلا تنشئوا وثائق "للتجربة"، بل استعملوا المعاينة؛
• عرض السعر المحوَّل إلى فاتورة يأخذ رقمًا من سلسلة الفواتير (DEV-2026-0012 بمبلغ 120 000,00 دج يصبح مثلًا FAC-2026-0021)؛ أما عرض السعر فيُجمَّد؛
• الإشعار الدائن يأخذ رقمه من سلسلة الإشعارات الدائنة (AV-2026-0002 بمبلغ 15 000,00 دج) دون المساس بعدّاد الفواتير؛
• زيادة العدّاد عمدًا (من 21 إلى 100) ممكنة، لكنها تُحدث فراغًا من 79 رقمًا سيكون عليكم تبريره؛ تجنّبوها.

إذا أخطأتم في التنسيق بعد إصدار بضع فواتير، فلا تعيدوا بدء السلسلة: احتفظوا بالعدّاد وصحّحوا فقط الجزء "النصي" من التنسيق. يبيّن دليل إنشاء أول فاتورة اللحظة التي يُسنَد فيها الرقم.

أخطاء شائعة

• الظنّ بأن البادئة لم تعد مهمة بعد تحديد التنسيق. مع البادئة FAC-2026- والتنسيق AK-{sequence:4}، يكون الرقم فعلًا AK-0021، لكن العدّاد سيعود إلى 1 في 2027 لأن البادئة تحتوي على السنة. أفرغوا البادئة إن أردتم عدّادًا متواصلًا؛ واحتفظوا بها (أو استعملوا رمز سنة) إن أردتم إعادة البدء كل سنة.
• نسيان طول الرمز. {sequence} دون ":N" يتبع "عدد الأرقام". إذا كان هذا الإعداد 4 وكنتم تريدون سبع خانات، فسيكون الرقم أقصر من اللازم.
• كتابة السنة يدويًا. 26{sequence:5} يعمل في 2026، لكنه في 2027 يعود إلى 2600001 إذا أُبقيت البادئة FAC-2026- (تكرار مع أول فاتورة في 2026)، أو يستمرّ بـ"26" مضلِّلة إذا أُفرغت البادئة. اكتبوا {yy}{sequence:5}.
• انتظار عدّاد شهري. {month} يُظهر الشهر في الرقم، لكن العدّاد لا يعود إلى 1 كل شهر: السنوات وحدها تفتح سلسلة جديدة. التنسيق {year}{month}-{sequence:3} يعطي 202609-021 ثم 202610-022.
• تغيير التنسيق لكل نوع دون انسجام. الزبون الذي يستلم DEV-2026-0012 ثم 2600021 يضيع. منطق واحد (مثلًا {yy}{sequence:5} في كل مكان، مع حرف مختلف لكل نوع قبل رمز السنة عند الحاجة) أسهل قراءة.
• إنشاء فاتورة تجريبية. فهي تستهلك رقمًا. استعملوا المعاينة، أو عرض سعر إذا أردتم رؤية ملف PDF.

أسئلة شائعة

هل يمكنني حذف البادئة والاكتفاء بالأرقام؟ نعم. اتركوا البادئة فارغة والتنسيق فارغًا: يكون الرقم هو العدّاد وحده، مكمَّلًا بأصفار حسب "عدد الأرقام". أو استعملوا تنسيقًا بلا نص، مثل {yy}{sequence:5}، للحصول على 2600021 ورؤية العدّاد يعود إلى 1 في السنة الموالية.

فواتيري القديمة المستورَدة ليست بتنسيق سلسلتي الجديدة: هل هذه مشكلة؟ لا، بشرط أن يبقى كل رقم فريدًا وأن يُحترم التسلسل الزمني. تحتفظ الفواتير المستورَدة برقمها الأصلي؛ وتتبع الجديدة السلسلة التي ضبطتموها. دوّنوا تاريخ الانتقال من تنسيق إلى آخر لتتمكّنوا من تفسيره، واختاروا رقمًا تاليًا يواصل السلسلة القديمة إن كان التنسيقان متوافقين.

ماذا يحدث إن لم أضبط شيئًا؟ يحصل كل نوع وثيقة على سلسلته الافتراضية: FAC-2026-0001 وDEV-2026-0001 وAV-2026-0001 وBC-2026-0001 وBL-2026-0001، بأربعة أرقام، ويعود العدّاد إلى 1 في كل 1 يناير مع السنة الجديدة في الرقم. وهو ترقيم مطابق لعرف FAC-AAAA-NNNN؛ خصّصوه فقط إذا كنتم تستأنفون سجلًّا سابقًا أو تفضّلون شكلًا آخر.