عرض السعر وسند الطلب وسند التسليم والفاتورة: التسلسل الكامل في MyHissab

يتتبّع هذا الدليل صفقة واحدة من بدايتها إلى نهايتها في MyHissab: عرض السعر، موافقة العميل، سند الطلب، سند التسليم، الفاتورة، التسبيق ثم الرصيد المتبقي. في نهايته ستعرفون أي وثيقة تُنشأ انطلاقًا من أيّ وثيقة، وما الذي يبقى قابلًا للتعديل في كل مرحلة، وأين تجدون المجموعة كلها انطلاقًا من الفاتورة. المثال المتَّبع هو مثال أمين قاسي، مطوّر في الجزائر العاصمة، لموقع تعريفي بمبلغ 120 000 دج مع تسبيق بنسبة 30 %.

1. إنشاء عرض السعر والحصول على موافقة العميل

افتحوا "عروض الأسعار"، ثم "عرض سعر جديد".

1. العميل: اختاروه من القائمة. وإن لم يكن موجودًا بعد، أنشئوه أولًا في "العملاء" (يكفي الاسم والعنوان؛ أما RC وNIF وNIS وAI فاختيارية).
2. التواريخ: يُقترح تاريخ اليوم كتاريخ إصدار؛ املؤوا "صالح حتى". ثلاثون يومًا عُرف شائع، لا قاعدة.
3. السطور: "إضافة سطر" لكل خدمة، مع البيان والكمية والسعر الوحدوي بالدينار، وعند الحاجة خصم على السطر بنسبة مئوية. يمكن تكرار البيان بالعربية والإنجليزية: تُستنسخ هذه البيانات على الفاتورة، التي يتوفر ملف PDF الخاص بها بهاتين اللغتين (أما ملف PDF لعرض السعر فبالفرنسية). يُحسب مبلغ السطر والمجموع تلقائيًا.
4. الملاحظات والشروط: تستوعب الشروط التسبيق المطلوب، وأجل الإنجاز، وكيفيات الدفع، مثلًا "تسبيق 30 % عند الطلب، والرصيد عند وضع الموقع على الخط".
5. إنشاء عرض سعر. يتلقّى عرض السعر الرقم الموالي في سلسلة عروض الأسعار لديكم (DEV- متبوعة بالسنة افتراضيًا، قابلة للضبط من الإعدادات ← ترقيم الوثائق).

من صفحة عرض السعر، يُنتج "تحميل PDF" الوثيقة مع هويتكم كمقاول ذاتي، وعبارة "الرسم على القيمة المضافة غير قابل للتطبيق — نظام المقاول الذاتي، الضريبة الجزافية الإبرائية (القانون رقم 22-23)"، وتاريخ الصلاحية، والمبلغ بالحروف. أرسلوا هذا الملف إلى العميل عبر قناتكم المعتادة.

موافقة العميل

تتجسّد الموافقة خارج التطبيق: عرض السعر معادًا موقَّعًا بعبارة "موافق"، أو تأكيد كتابي يُحفظ مع الملف. وما دام عرض السعر غير محوَّل، يبقى قابلًا للتعديل عبر "تعديل" ويمكن حذفه: إذا تفاوض العميل على سطر، صحّحوا عرض السعر وأعيدوا إرسال PDF بدل تعديل الفاتورة لاحقًا (دليل عرض السعر).

2. سند الطلب وسند التسليم

هاتان الوثيقتان اختياريتان، وتفيدان خصوصًا مع العملاء من الشركات، وعند تسليم منتجات، وفي الخدمات المنجَزة على مراحل (متى تُستعملان).

• سند الطلب: في صفحة عرض السعر، يقترح مربّع "سلسلة الوثائق" زر "إنشاء سند طلب". يُفتح النموذج معبَّأً مسبقًا بالعميل وسطور عرض السعر ("انطلاقًا من عرض السعر DEV-…")؛ راجعوا ثم احفظوا. يأخذ رقمًا في سلسلته الخاصة (BC- افتراضيًا) ويمكن إنشاؤه أيضًا انطلاقًا من فاتورة.
• سند التسليم: من صفحة سند الطلب ("إنشاء سند تسليم") أو من صفحة الفاتورة. يُستنسخ العميل والسطور؛ عدّلوا الكميات إذا كان التسليم جزئيًا. سلسلة خاصة، BL- افتراضيًا.

لا تدخل أيّ منهما في رقم الأعمال: الفاتورة وحدها تُحتسب.

3. تحويل عرض السعر إلى فاتورة وتطبيق خصم

عند تسليم الخدمة، أو فور الموافقة إذا كان التسبيق يُحصَّل على الفاتورة الرئيسية، افتحوا عرض السعر واختاروا "تحويل إلى فاتورة". بنقرة واحدة:

• تُنشأ فاتورة في حالة مسودة، بالرقم الموالي في سلسلة فواتيركم (FAC- افتراضيًا)؛
• يُستنسخ العميل والسطور وخصومات السطور والملاحظات دون إعادة إدخال؛ وتعرض صفحة الفاتورة "المصدر: DEV-…"؛
• يُقترح تاريخ صلاحية عرض السعر كتاريخ استحقاق: عدّلوه؛
• ينتقل عرض السعر إلى حالة "محوَّل إلى فاتورة": لم يعد قابلًا للتعديل ولا للحذف، ويحلّ زر "عرض الفاتورة" محلّ زر "تحويل إلى فاتورة".

ما دامت الفاتورة مسودة، يفتح زر "تعديل" النموذج ويُحتفظ بالرقم: تصحيح المسودة لا يستهلك رقمًا جديدًا. وهذه هي اللحظة المناسبة لإضافة الخصم التجاري الإجمالي المتفق عليه: النوع "مبلغ (دج)" أو "نسبة مئوية (%)"، ثم القيمة. مثلًا، 5 % على 120 000 دج تعطي خصمًا قدره 6 000 دج و114 000 دج واجبة الدفع؛ و5 000 دج كمبلغ تعطي 115 000 دج. يظهر الخصم في سطر خاص به، بين المجموع الفرعي والمبلغ الإجمالي المستحق.

راجعوا المعاينة، ثم "وسم كمُرسَلة". صارت الفاتورة صادرة: لم تعد تُعدَّل. حمّلوا ملف PDF (بالفرنسية أو العربية أو الإنجليزية) وأرسلوه. النقاط الواجب مراجعتها قبل الإرسال مذكورة في دليل الفاتورة الأولى.

4. تحصيل التسبيق ثم الرصيد المتبقي

لا يمكن للمسودة أن تتلقّى دفعًا: يجب وسم الفاتورة "مُرسَلة". بعدها، في صفحتها، "تسجيل دفع":

1. المبلغ: مبلغ التسبيق، 36 000 دج مقابل 30 % من 120 000 دج. الدفع الجزئي مقبول؛ أما المبلغ الذي يتجاوز المتبقي المستحق فمرفوض.
2. تاريخ الدفع وطريقته: نقدًا، تحويل مصرفي (مع البنك)، شيك (مع البنك والرقم)، بطاقة أو غير ذلك. عند الدفع نقدًا، يُحسب حق الطابع تلقائيًا، ويبقى قابلًا للتعديل، ويظهر على ملف PDF.
3. المرجع والمستند المثبِت (صورة أو PDF، خاص)، ثم "تأكيد الدفع".

تعرض الفاتورة "المحصَّل" و"المتبقي للتحصيل"، وتنتقل حالة دفعها إلى "مدفوعة جزئيًا". عند التسليم، سجّلوا الرصيد بالطريقة نفسها، 84 000 دج: تصبح الحالة "مسدَّدة" والفاتورة "مدفوعة". يسجّل الاختصار "وسم كمدفوعة" كامل المتبقي المستحق دفعة واحدة، بتاريخ اليوم، بطريقة "غير ذلك". طرق الدفع والمستندات المثبِتة موصوفة في دليل تسجيل الدفع.

من جهة الأرقام: تدخل 120 000 دج في رقم الأعمال المفوتَر بتاريخ الفاتورة؛ وتدخل 36 000 ثم 84 000 دج في رقم الأعمال المحصَّل كلٌّ بتاريخه. والمحصَّل هو الذي يغذّي تقدير الضريبة الجزافية الوحيدة في لوحة القيادة، أي 600 دج بنسبة 0,5 % لهذه الصفقة.

5. ما الذي يبقى قابلًا للتعديل، وأين تجدون الوثائق المرتبطة

ملاحظتان بشأن الفاتورة الصادرة. "العودة إلى مسودة" تبقى ممكنة ما لم يرتبط بها أي دفع أو إشعار دائن. و"إلغاء" يبقى ممكنًا دون دفع. وبمجرد وجود تحصيل، يصبح الإشعار الدائن التصحيح الوحيد، محدودًا بالمبلغ الذي ما زال قابلًا للتقييد (دليل الإشعار الدائن).

للعثور على المجموعة كلها، تعرض صفحة الفاتورة مربّع "سلسلة الوثائق": عرض السعر الأصلي ("فتح عرض السعر")، وسند الطلب، وسند التسليم، أو أزرار إنشائها. وتعرض بطاقة العميل عدد عروض الأسعار والفواتير؛ أما مربّع "الوثائق المرتبطة" فلم يُغذَّ بعد. مرّوا عبر صفحة الفاتورة (مربّع "سلسلة الوثائق") للعثور على السلسلة.

6. مثال كامل: موقع تعريفي بمبلغ 120 000 دج، تسبيق 30 %

تطلب شركة Hydra Services SARL من أمين قاسي موقعًا تعريفيًا من خمس صفحات (90 000 دج) مع الاستضافة واسم النطاق لسنة واحدة (30 000 دج).

لو سُدِّد التسبيق نقدًا، لأُضيف حق طابع قدره 540 دج (360 شريحة من 100 دج بسعر 1,5 دج، لأن التسبيق يتجاوز 30 000 دج) إلى المجموع المحصَّل، في سطر مستقل.

أخطاء شائعة

• تحويل عرض السعر قبل الموافقة. تستهلك الفاتورة رقمًا من سلسلة FAC- ويُثبَّت عرض السعر. وإذا تراجع العميل، وجب إلغاء المسودة أو حذفها؛ ويبقى الرقم مستهلَكًا. انتظروا الموافقة الكتابية.
• الفوترة بسعر مختلف عن عرض السعر. إذا تغيّرت الخدمة، صحّحوا عرض السعر غير المحوَّل واحصلوا على الموافقة عليه من جديد. الخصم الإجمالي مخصَّص لبادرة تجارية متفق عليها، لا لترقيع عرض سعر خاطئ.
• "وسم كمدفوعة" بينما لم يصل سوى التسبيق. يسجّل الاختصار كامل المتبقي المستحق بتاريخ اليوم؛ فيختلّ رقم الأعمال المحصَّل وتقدير الضريبة الجزافية الوحيدة. للتسبيق، مرّوا عبر "تسجيل دفع" بالمبلغ الحقيقي.
• احتساب سند الطلب أو سند التسليم بيعًا. لا يُنشئان رقم أعمال مفوترًا ولا محصَّلًا؛ الفاتورة وحدها، بتاريخها.

أسئلة شائعة

هل يمكنني إنشاء سند التسليم مباشرة من عرض السعر؟ لا. يُنشأ سند التسليم من سند الطلب أو من الفاتورة، لأنه يُثبت ما سُلِّم بعد الموافقة. دون سند طلب، حوّلوا عرض السعر إلى فاتورة (تبقى مسودة ما لم تُصدروها)، ثم أنشئوا سند التسليم من صفحة الفاتورة.

يشترط العميل فاتورة تسبيق منفصلة: كيف أتصرّف؟ يحصّل المسار الموصوف هنا التسبيق كدفع جزئي على فاتورة واحدة. أما فاتورة التسبيق المنفصلة فهي فاتورة كاملة بحد ذاتها: تدخل في رقم الأعمال بتاريخها، ويجب أن تذكر الفاتورة النهائية التسبيق المفوتَر سابقًا حتى لا يُحتسب المبلغ نفسه مرتين. في هذه الحالة، لا تحوّلوا عرض السعر: أنشئوا الفاتورتين من "فاتورة جديدة"، مع ذكر رقمه في الملاحظات.

ماذا يحدث لعرض السعر إذا أُلغيت الفاتورة؟ يبقى في حالة "محوَّل إلى فاتورة"، مرتبطًا بتلك الفاتورة، ولا يعود قابلًا للتعديل. لإعادة الفوترة، أنشئوا فاتورة جديدة، أو عرض سعر جديدًا إذا تغيّرت الشروط. ويبقى رقم الفاتورة الملغاة في السلسلة: لا تعيدوا استعماله أبدًا.